Как использовать ТСД ЕГАИС, чтобы исключить ошибки, экономить время и работать комфортно
Помарочный учет призван защитить компании от подделок и контрафактной продукции. Но вместе с тем он замедляет приемку, отгрузку, учет алкоголя и повышает риск получить штраф из-за банальных ошибок.
С обеими проблемами помогает справиться ТСД ЕГАИС. Благодаря множеству настроек и опций, система легко адаптируется к любому, даже самому сложному, бизнес-процессу. Такой гибкости удалось добиться, внедряя ТСД ЕГАИС на десятках крупных складов и реализуя пожелания клиентов, которые вошли в функционал типового решения.
Рассказываем, как с помощью опций и настроек можно сэкономить время и снизить вероятность ошибок.
Экономим время
Не сканируем коды упаковок. Когда импортер или транзитный склад за границей готовит комплекты марок для оклейки с агрегацией в коробки, возможны два сценария – ручной и автоматизированный.
В первом случае специалист сначала генерирует коды коробок и печатает этикетки, а затем с помощью ручного сканнера штрих-кодов сканирует комплекты марок и заранее распечатанные коды коробок для них.
Второй вариант – запустить поточное сканирование с параллельной печатью этикеток. Тогда система будет сканировать нужное количество марок по числу вложений в коробке, а затем генерировать и печатать код этой упаковки. В таком режиме времени на сканирование марок уходит в несколько раз меньше, чем если бы сотрудник сначала печатал этикетки, а потом сканировал все вручную.
Чтобы система не требовала сканировать код упаковки, в «Настройках учетной политики» ТСД ЕГАИС нужно активировать опцию «Не сканировать коды упаковок при выполнении заданий на переупаковку и перекомпоновку упаковок».
Фиксируем старые марки на балансе при отборе на отгрузку. Импортерам, производителям и многим оптовикам приходится даже партионную продукцию со старыми марками отгружать помарочно – с фиксацией и указанием всех нужных кодов. Для этого в ЕГАИС оформляют «Акт фиксации» для старых марок. Когда такой продукции много, компании приходится проводить инвентаризацию склада, заносить всю партионную продукцию в «Акт фиксации» и отправлять в ЕГАИС. И при отборе заказа для конкретного покупателя еще раз сканировать нужные бутылки, уже поставленные ранее на помарочный учет.
Чтобы не делать двойную работу и сэкономить время, можно настроить автоматическую отправку «Акта фиксации» при отборе заказа для покупателя. Для этого активируют опцию «Формировать акт фиксации марок по результатам сканирования». Тогда система создает «Акт фиксации» на старые марки, которые попались в заказе, и блокирует выгрузку ТТН ЕГАИС, пока государственная система не подтвердит акт.
Автоматизируем типовые действия. Когда бизнес-процессы в компании отлажены, товары при приемке и отгрузке сканируют по выбранным стратегиям. Чтобы сэкономить время сотрудников и ускорить процессы, в такой ситуации рутинные действия можно и нужно автоматизировать.
Для этого в ТСД ЕГАИС есть опции в «Настройках учетной политики» и настройках пользователей.
Автоматически завершаем сессию в 1С. Число лицензий пользователя на компанию в 1С ограничено. И если один сотрудник склада закончит работу в подсистеме ТСД ЕГАИС и не выйдет из 1С, другому может не хватить лицензии, чтобы выполнить свою работу.
В ТСД ЕГАИС можно автоматизировать выход из 1С при закрытии рабочего места на терминале сбора данных. Для этого активируют опцию «Завершать работу системы при закрытии рабочего места», и в компании не будет проблем со свободными лицензиями.
Исключаем ошибки
Контролируем соответствие состава партии документам. Независимо от конкретных бизнес-процессов при помарочном учете важно, чтобы в поставке уехали те бутылки, которые указаны в документах: по марочному составу, сериям, справкам Б. И здесь возможны два сценария работы:
- Склад получает задание на отбор конкретных бутылок из конкретных серий и справок Б. Например, когда клиент предлагает какие-то специфические условия поставки – отгрузить товар только по одной справке Б или конкретной серии так, чтобы дата розлива была не ранее конкретной даты, и т. п.
- Склад получает задание на отбор с наименованиями и количеством и может отбирать по ним любые бутылки из любых серий и любых справок Б.
В первом случае важно, чтобы учетная система отобрала нужные бутылки, во втором – чтобы в документы попали те серии и справки Б, которые отобрали на складе.
Для исключения ошибок и автоматизации корректного заполнения документов в ТСД ЕГАИС есть опция «Режим корректировки серии / справки Б по результатам сканирования» с шестью вариантами настройки:
- Не корректировать.
- Корректировать реализацию/перемещение.
- Корректировать заказ и реализацию/перемещение.
- Корректировать ТТН ЕГАИС.
- Корректировать реализацию/перемещение и ТТН ЕГАИС.
- Корректировать заказ, реализацию/перемещение и ТТН ЕГАИС.
Первая исключает ошибки при отборе поставки с заданными сериями и справками Б. Остальные указывают, какие именно документы нужно скорректировать по результатам отбора: реализацию/перемещение, заказ, ТТН ЕГАИС или все сразу.
Контролируем остатки серий при сканировании. Иногда сотрудники склада берут бутылки не из той серии, которая указана в задании на сканирование. И бутылок может быть меньше, чем нужно положить в заказ.
Активируйте опцию «Контролировать остатки серий при сканировании» и включите проверку остатков. Тогда, если сотрудник отсканирует марку не из той серии, система проверит остатки по регистру «Товары на складах». Если остатков окажется недостаточно, появится сообщение об ошибке.
Контролируем наполнение коробок. Порой сотрудники склада по невнимательности кладут в коробку бутылок меньше, чем она вмещает. Из-за таких недовложений появляются ошибки в учете товара.
Чтобы исключить упаковку неполных коробок, в ТСД ЕГАИС активируют опцию «Запрет отгрузки коробки с количеством ЕГАИС меньшим емкости учетной упаковки». Если сотрудник попытается отправить на отгрузку неполную коробку, система выдаст ошибку и потребует доложить нужное количество бутылок либо отправить их россыпью.
Исключаем ошибки при сканировании марок. Выполняя задание на сканирование, сотрудник может случайно вместо марки отсканировать штрихкод коробки или палеты. Если учетная система примет этот штрихкод, в документах на приемку или отгрузку появится ошибка, которую потом придется долго искать.
Для исключения такого случая в ТСД ЕГАИС активируют «Режим проверки штрихкодов позиций и упаковок по кодам документов». Система проверит каждый код и, если он не соответствует нужному формату, выдаст ошибку.
Настраиваем порядок действий при ошибках. Полностью исключить ошибки в работе сотрудников невозможно. Человеческий фактор никуда не денется. Поэтому, когда случаются ошибки, важно, чтобы система сама их отрабатывала и помогала правильно действовать людям.
В ТСД ЕГАИС можно остановить сканирование. Тогда сотрудник не сможет продолжить работу, пока вручную не закроет модальное окно с описанием ошибки. Также в системе можно настроить продолжительность индикации первичных и повторных ошибок в секундах – для режима, при котором сканирование при ошибке не останавливается.
Работаем с комфортом
Настраиваем интерфейс. Система учета алкоголя устанавливается на разных устройствах: компьютерах, смартфонах и планшетах, терминалах сбора данных. Чтобы было одинаково удобно работать на маленьких и больших экранах, в ТСД ЕГАИС настраивается интерфейс по одному из четырех режимов – «Киоск», «Обычный», «Полноэкранное рабочее место» и «Рабочее место». Под конкретную модель терминала или КПК настраивается и окно терминала через опцию масштаб формы рабочего места.
Не теряем результаты работы. Если на складе внезапно отключили электричество, результаты сканирования могут не сохраниться и придется переделывать заново всю работу за последние пару часов.
Раньше в ТСД ЕГАИС можно было настроить периодичность автосохранения – временные интервалы, через которые система сохраняет результаты. В новых релизах системы все результаты сканирований полностью логируются и в любой момент можно посмотреть историю операций и вернуться на любой этап. В случае сбоя сотрудник открывает лог и продолжает работу с того места, на котором остановился.
Логирование и возможность вернуться в конкретную точку процесса полезны и при возникновении ошибок: например, работник на приемке отсканировал отсутствующую марку. Когда ошибка ясна, ситуацию с конкретной коробкой решают административным вмешательством, но чтобы продолжить работу, нужно отменить последний N действий.
Настраиваем режим работы. В зависимости от процессов в компании и предпочтений сотрудника в подсистеме ТСД ЕГАИС можно настроить:
- Порядок сканирования кодов марок и упаковок: сначала позиции, потом упаковка или наоборот.
- Режим убывающего сканирования. Если сотруднику важно видеть полный список товаров и понимать, сколько бутылок осталось отсканировать по каждой позиции, можно активировать «Режим убывающего сканирования». На экране появится таблица с товарами. В процессе сканирования система будет отображать, сколько единиц по каждой позиции осталось. Когда позиция отсканирована полностью, строчка исчезает с экрана.
Настраиваем макет этикеток упаковки. В зависимости от принтера этикеток в ТСД ЕГАИС можно задать:
- Количество колонок штрихкодов.
- Отображение текста на штрихкодах.
- Размер шрифта штрихкода.
Настраиваем тип штрихкода палеты. В ТСД ЕГАИС можно выбрать 26-символьный штрихкод по рекомендациям «Росалкогольрегулирования» или 18-символьный по стандарту GS1.
Отключаем обмен данными с ЕГАИС. Когда иностранный поставщик или транзитный склад самостоятельно сканирует марки и агрегирует их в групповую тару для оклейки, для этого часто используют те же конфигурации для складского учета «1С8», что и российские компании для помарочного учета.
Это удобно, потому что для отправки данных российскому контрагенту нужно формировать те же документы, оформлять движение и вести учет марок на балансе. Разница в том, что все действия происходят виртуально и сообщать о них в ЕГАИС не нужно. Поэтому в ТСД ЕГАИС есть режим, который повторяет режим работы в российских компаниях, но без обмена данными с ЕГАИС. Чтобы включить его, активируйте опцию «Использовать функционал работы в режиме склада за границей».
Отключаем ненужные проверки. Когда российская компания отгружает товар покупателю, при сканировании система проверяет коды алкогольной продукции, даты розлива, принадлежность к справкам Б. Нужно убедиться, что сотрудники отгружают то, что указано в задании на сканирование.
На заграничном складе эти проверки чаще всего не нужны, потому что импортеры отправляют заказы без такой детализации. Чтобы система не выдавала ошибки, эти проверки отключают через опцию «Не ведется учет алкогольной продукции ЕГАИС при упаковке на складах за границей».
Мы в «Алкосфере» регулярно дорабатываем и совершенствуем функционал подсистемы ТСД ЕГАИС, чтобы помогать пользователям экономить время и беречь нервы при помарочном учете. Если вы планируете реализовать систему помарочного учета в своей компании, обращайтесь. Мы поможем внедрить ее в ваши бизнес-процессы и при необходимости адаптируем существующий функционал или создадим новый.