Автоматизация учета алкоголя в ЕГАИС на базе платформы 1С8

Государство все строже контролирует алкогольный рынок, и его участникам нужно быстрее адаптироваться к новому порядку. С 2020 года «Росалкогольрегулирование» запрещает работать с партионным учетом алкоголя по-старому. Рассказываем, как это пережить с минимальными потерями.

Как было раньше

Сначала в «Росалкогольрегулировании» планировали постепенно выводить старую марку из оборота, параллельно используя новую. Тогда участники рынка все бутылки, оклеенные марками нового образца, обязаны были учитывать поштучно. А со старыми поступали по своему желанию и договоренности с контрагентами: частично продолжали вести партионный учет, частично – помарочный.

Многие производители и импортеры воспользовались этой лазейкой, чтобы оттянуть переход на новый учет, спокойно перестроить, протестировать и отладить бизнес-процессы на небольших партиях с новой маркой. Пока это еще можно было сделать, они закупили большие объемы старой марки и весь 2018-й и половину 2019 года основной поток продукции отгружали по старой схеме. Их покупатели – дистрибьюторы, оптовики, розница – учитывали алкоголь так, как он к ним поступил, то есть тоже партионно.

Время шло, а старой марки в обороте меньше не становилось. Переход на помарочный учет затянулся. Тогда 27 февраля 2019 года «Росалкогольрегулирование» опубликовало информационное сообщение, в котором четко обозначило, до какого срока производители и импортеры могут учитывать и отгружать продукцию с марками старого образца партионно:

• Производители – до 1.06.2019 при фиксации в ЕГАИС отчета о производстве продукции и до 1.07.2019 – при фиксации отгрузки.
• Импортеры – до 15.01.2020 при фиксации в ЕГАИС отчета об импорте продукции и отгрузки.

С 15 января 2020 года партионный учет прекращается независимо от того, старыми марками оклеены бутылки или новыми. Исключение – дистрибьюторы, оптовики и розничные магазины, которые ранее уже приняли товар, отгруженный партионно. Такие поставки они могут учитывать дальше и отгружать по старой схеме.

Что изменилось

Если раньше у производителей и импортеров был выбор, как ставить на баланс и отгружать бутылки со старой маркой, то теперь его нет. Любая продукция, производимая или ввозимая на территорию России, должна учитываться помарочно. А значит, времени на отладку и перестройку бизнес-процессов не осталось.

Теперь ставить на баланс, принимать и отгружать продукцию со старой маркой нужно точно так же, как и с новой. Причем это касается и новых поставок, и учтенных партионно.

Для поставщиков и импортеров, которые держали основной товаропоток на старой марке и учитывали все по старой схеме, это значит полную инвентаризацию складов и запасов марки. Нужно пересканировать все бутылки на складе, агрегировать их в групповую тару и внести цифровые идентификаторы в систему. ЕГАИС не зафиксирует отгрузку, если в документах не будут прописаны коды всех марок в партии.

Как перевести на поштучный учет остатки старой марки

Порядок действий зависит от того, что нужно переводить – оклеенные бутылки или марки в рулонах (для последующей отправки их иностранному поставщику или на транзитный склад).

В первом случае товар, оклеенный старой маркой на момент прекращения помарочного учета, может уже лежать на складе импортера или находиться в пути. Эти бутылки иностранный поставщик отгрузил без сканирования и агрегации в групповую тару и данные в электронном виде не передавал. Он мог просто не знать, что отгружать товар партионно уже нельзя, или не имеет возможностей для сканирования и агрегации и до сих пор работал по-старинке. В любом случае, теперь импортеру придется отсканировать все бутылки, чтобы занести их в систему и поставить на баланс.

Если у импортера в запасе много старой марки в рулонах, он может перевести ее на помарочный учет самостоятельно или доверить этот процесс иностранному поставщику.

В первом случае пути два — самостоятельно эмулировать оклейку и отправлять поставщику комплекты для оклейки коробок и паллет с привязкой конкретному заказу, либо просто сканировать марки без эмуляции. В последнем случае, когда товар придет на склад, придется маркировать коробки и паллеты, вскрывая их и сканируя каждую бутылку. Здесь предварительное сканирование позволит поставить на баланс марки в отчете об импорте, загрузив отсканированные заранее коды в отчет об импорте ЕГАИС, и уже потом пересканировать всю поставку, осуществив маркировку тары и связав коды коробок и паллет с кодами находящихся в них бутылок.

Чтобы тратить меньше времени на сканирование марок в рулонах, можно воспользоваться функционалом поточного сканирования системы ТСД ИМПОРТ и поточным сканером. Они позволяют быстро обработать большое количество акцизных марок прямо в рулонах и занести результаты сканирования в учетную систему.

Перевести процесс на поставщика получится, если у него есть средства для сканирования и агрегации (например, программно-аппаратный комплекс ТСД ИМПОРТ) или он согласится установить их у себя по рекомендации импортера.

В целом этот процесс практически ничем не отличается от стандартного помарочного учета продукции, оклеенной марками нового образца. Если ваша компания тестировала работу по новой схеме хотя бы на небольших партиях, у вас наверняка есть все необходимое: терминалы сбора данных, сканеры, принтеры этикеток и ПО для обмена данными между учетной системой и ЕГАИС.

Единственный нюанс в том, что на небольших партиях трудно оценить временны́́е и трудозатраты, которых потребует помарочный учет всего товара. Стоит быть готовым к повышенной нагрузке на склады.

Тем, кто планирует внедрять помарочный учет, мы рекомендуем тщательнее выбирать оборудование и программное обеспечение, чтобы не терять драгоценное время, не тратить нервы и не усложнять бизнес-процессы. В «Алкосфере» помогли многим компаниям быстро и без потерь перейти на помарочный учет, адаптировав стандартный функционал решений под уникальные бизнес-процессы. Звоните – поможем и вам.

Решение для типовых конфигураций 1С с помощью расширения конфигурации от компании «Алкосфера»

Данная статья адресована розничным организациям, которые для ведения учета

• в магазине или на складе магазина,
• или на складе распределительного центра сети магазинов

…используют типовую конфигурацию 1С, то есть, взаимодействие с ЕГАИС вам обеспечивает конфигурация от фирмы «1С».

Как известно, фирма 1С предлагает розничным компаниям использовать типовые, а не отраслевые конфигурации для ведения обмена с ЕГАИС. Закономерен вопрос – для чего использовать подсистему (пусть и выполненную по технологии расширения) в типовых конфигурациях, когда там итак все есть для розницы?

• Типовые конфигурации 1С (линейка УТ, УНФ, Розница, КА, EREP) поддерживают выполнение операций помарочного учета только на десктопе (стационарном компьютере с монитором).
  • Такое решение устроит небольшие магазины, с незначительными (50-100 бутылок) объемами поставок, с возможностью размещения стационарного рабочего места на складе (или нескольких стационарных рабочих мест) для подвоза и сканирования товара
  • Относительно крупный (от 400 кв.м.), этажный склад невозможно эффективно автоматизировать на стационарном рабочем месте
• Конфигурация «1С8 Бухгалтерия предприятия» на данный момент (16.05.2019) не поддерживает операции склада помарочного учета (сверка, отбор) ни в десктоп-режиме, ни тем более на терминале сбора данных
• Функционал расширения АСФ:ТСД ЕГАИС шире и удобнее в применении, чем типовой функционал.

Мы решили поделиться с вами описанием ситуации, в которую попал наш Клиент (импортер), и как он решал вопрос с помощью АСФ: ТСД ЕГАИС, интегрированной в УТАП 11.

В процессе промышленной эксплуатации системы помарочного учета алкоголя случаются ошибки сканирования при выполнении операций сверки, отбора и т.п. Как правило, это связано с человеческим фактором: оператор по ошибке сканирует не ту бутылку, пропускает коробку или паллету. Это особенно актуально в контексте ввода новой марки и постепенного упорядочивания паллетизации и упаковки продукции.

В связи с постепенным «вымыванием» из оборота старой марки на алкогольную продукцию, а также с появлением новых требований ФС РАР, всё актуальнее стоит вопрос эффективной автоматизации процессов помарочного учета на складах алкогольных компаний.

Теперь работает и со старой маркой алкогольной продукции, c безалкогольными или слабоалкогольными товарами, с подсистемой адресного хранения УТАП 11.

Суть добавленного функционала

Возможность работы подсистемы «Алкосфера: ТСД ЕГАИС» (встроенной в УТАП 11) на складах с полной ордерной схемой документооборота и адресным хранением.

Полная ордерная схема — это когда для складов включена настройка ордерного склада для поступлений и реализации, а не только для списаний и оприходований.

Возможность работы при отборе по заказу с безалкогольными/слабоалкогольными товарами, с партионным крепким алкоголем, отбор со сканированием кодов EAN.

Функционал сверки старой марки при поступлении пока в стадии дополнения.

Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка РФ сообщила о новых сроках перевода импортеров и поставщиков алкогольной продукции на помарочный ( поштучный ) учет в ЕГАИС 3.0. В сообщении указано, что перевод на полный помарочный учет будет происходить в несколько этапов:

• с 01.06.2019, при фиксации в ЕГАИС отчета о производстве продукции, оклеенной марками старого образца, будет требоваться обязательное указание всех идентификаторов ЕГАИС;
• с 01.07.2019, при фиксации отгрузки отечественной продукции, оклеенной марками старого образца, от ее производителя, будет требоваться обязательное указание всех идентификаторов ЕГАИС;
• с 15.01.2020, при фиксации в ЕГАИС отчета об импорте продукции, оклеенной марками старого образца, будет требоваться обязательное указание всех идентификаторов ЕГАИС;
• с 15.01.2020, при фиксации отгрузки импортной продукции от ее импортера, будет требоваться обязательное указание всех идентификаторов ЕГАИС.

Что же изменилось? Ранее помарочный учет распространялся только на марки нового образца, что позволило производителям и импортерам, закупившим большое количество старой марки продолжать работать без помарочного учета. с 27.02.2019 установлены конкретные даты,после которых необходимо будет учитывать помарочно марки старого и нового образца. Для производителей алкогольной продукции это значит, что после 1 июля 2019 года перед отгрузкой им нужно будет отсканировать все марки как нового образца, так и старого, если они попадут в поставку.

Подробнее о том, как реализован учет старой и новой марок в подсистеме Алкосферы «ТСД ЕГАИС» смотрите в нашем ролике:

Рекомендуем заранее позаботиться каким образом будет решена эта задача на вашем предприятии, что бы избежать остановки работы предприятия при таком тотальном учете марок АП. Наша команда готова помочь вам с учетом алкогольной продукции.