Кейс. Внедрение ПО «Алкосфера» и «ТСД ЕГАИС» в логистическом холдинге на 25 филиалов

Чем крупнее компания, тем сложнее подобрать учетную систему, отвечающую необходимым требованиям: чтобы охватывала все бизнес-процессы, учитывала нюансы, регламентировала операции и вместе с тем была гибкой. А когда помимо особенностей бизнеса нужно учитывать еще и постоянно меняющееся законодательство, задача кажется невыполнимой.

Однако выход есть – это индивидуальная разработка конфигураций и интеграция нескольких решений. В кейсе мы расскажем об одном из таких проектов и покажем, как правильный подбор инструментов и совместная работа профильных специалистов позволили автоматизировать бизнес-процессы в крупном холдинге.

О проекте: крупная корпорация без централизованной базы данных

«Сервико» – дистрибьюторская и логистическая компания Сибири с 25 филиалами в 4 регионах России. Занимается доставкой продукции от производителей и оптовых поставщиков до розничных магазинов. Ассортимент постоянно меняется, потому что компания ведет много контрактов с разными контрагентами. «Сервико» работает с непродовольственными и нескоропортящимися товарами – от игрушек и бытовой химии до подакцизного алкоголя.

25 городов присутствия

80 юридических лиц

1 500 пользователей БД

Особенности учетной системы

Изначально в «Сервико» в качестве учетной системы использовали конфигурацию собственной разработки на платформе «1С: Предприятие 7.7». Так пришлось поступить из-за ряда особенностей, которые делают использование коробочных версий невозможным:

• нет конкретного ассортимента;
• много контрактов, и каждый с индивидуальными процессами;
• меняющиеся бизнес-процессы, для автоматизации которых нет готовых решений;
• многоуровневая система расчета бонусов торгового персонала;
• сложные маркетинговые процессы;
• большая нагрузка: 15 000 отгрузочных документов в день.

Единой базы данных и информационной системы для всей группы компаний не было — создавали по одной на каждый филиал. В некоторых филиалах системы разделили на отдельные базы по работе с алкоголем и остальной продукцией. Всего более 30 учетных баз данных.

Почему решили менять учетную систему?

Разрозненные системы без единого хранилища конфигураций позволяли работать с контрагентами и выполнять операции. Но такой подход вызывал трудности:

• разный функционал учетной системы в филиалах;
• изменения и доработки вносили в каждую базу отдельно, вместо того чтобы один раз обновить единую систему;
• данные по функционированию подразделений группы собирали из нескольких информационных баз;
• из-за разрозненных доработок возникали ошибки, замедлялись бизнес-процессы;
• оперативную отчетность о деятельности получить невозможно;
• сопровождение и развитие уникальной БД на «1С: Предприятие 7.7» было сопряжено с рисками.

Когда число филиалов увеличилось, переход на новую систему с единой централизованной базой данных стал единственным логичным решением. Правда, начать такие глобальные изменения было непросто из-за большой ответственности и высокой вероятности остановки процессов.

Первой предпосылкой к трансформации учетной системы стало изменение законодательства в 2016 году: обязательное внедрение ЕГАИС для оптовых игроков алкогольного рынка. Позже ФС РАР еще больше усложнила жизнь оптовикам, введя помарочный учет алкоголя.

Поэтому новая система должна была решить главную задачу – автоматизировать операции с алкогольной продукцией, включая обмен данными с ЕГАИС и помарочный учет.

Размеры компании и сложность бизнес-процессов предъявляли к новой платформе ряд требований:

• Быстродействие, которого нельзя было добиться из-за ограниченного функционала старой платформы.
• Четкие механизмы разграничения прав доступа для 1 500 пользователей с разными должностными обязанностями.
• Возможность самостоятельного формирования отчетов в учетной системе.
• Объединение разрозненных баз данных в единую информационную систему.
• Упрощенная доработка конфигурации под меняющиеся и развивающиеся бизнес-процессы.

С учетом всех нюансов внедрение новой платформы оказалось нелегкой задачей. Но государство усиливало контроль за оборотом алкоголя, и откладывать изменения было нельзя.

Внедрение: от десятков разрозненных БД к единой учетной системе

К счастью, законодательство менялось постепенно, и у «Сервико» была возможность перейти на новую архитектуру в два этапа: сначала добавить в текущую учетную систему компоненту для обмена данными с ЕГАИС, затем внедрить новую платформу.

Внедрение системы «Алкосфера» для отчетности в ЕГАИС

Когда в 2016 году приняли закон об обязательном применении ЕГАИС для оптовиков, времени на глобальное изменение ИТ-архитектуры предприятия не было. Значит, необходимо быстро найти решение, которое позволит соблюдать требования законодательства без доработки текущей учетной системы.

Таким решение стала «Алкосфера» – учет производства, оптовой и розничной торговли алкоголем. Система могла решить стоявшие на тот момент перед холдингом задачи, потому что:

• Совместима с «1С» (начиная с восьмой версии).
• Автоматизирует закупки и оптовые отгрузки.
• Обменивается данными с ЕГАИС.
• Поддерживает печать документов, в том числе полного комплекта на всю машину.
• Автоматически формирует документы приемки и отгрузки по входящим ТТН ЕГАИС.

Сотрудники компании «Алкосфера» совместно с ИТ-специалистами «Сервико» в кратчайшие сроки интегрировали решение с кастомной конфигурацией «1С». Со стороны холдинга во внедрении участвовали Балагуров Дмитрий, Носырев Виктор, Тарский Михаил, Цыдыпов Александр, Малышев Дмитрий, Демин Сергей, Ведерников Владимир и Мадьяров Тимур под руководством IT-директора «Сервико» Евгения Рымарева. Проект прошел успешно – все заработало вовремя и без инцидентов.

Несмотря на успех, такая архитектура была вынужденной временной мерой и не могла стать постоянным решением для холдинга. Необходимость использования ЕГАИС усложнила бизнес-процессы приемки и отгрузки алкоголя. Он разделился на две части:

• Отгрузка и отраслевая отчетность велись в «1С: 7.7», затем автоматически выгружались в «Алкосферу» на платформе «1С: 8», которая обменивалась данными с ЕГАИС. После этого обработанные данные попадали обратно в основную учетную систему «Сервико».
• Поступивший алкоголь учитывали в обратном порядке: из ЕГАИС данные попадали в «Алкосферу», а оттуда в «1С: 7.7». Сотрудники их обрабатывали, отправляли обратно в «Алкосферу» и подтверждали актами в ЕГАИС.

Остальные трудности, связанные с разрозненными базами данных, проект не решил. Приближалось введение помарочного учета, для чего к системе нужно было подключать дополнительную компоненту. Принимать и отгружать алкоголь стало бы еще сложнее. Да и конструкция из трех разрозненных систем в дополнение к десяткам обособленных баз данных многократно увеличивала риски ошибок. Поэтому к помарочному учету начали готовиться заранее, чтобы успеть сменить учетную систему и перестроиться.

Переход на «1С: 8» и внедрение ТСД ЕГАИС

Из всех существовавших на тот момент решений лучше всего отвечала потребностям «Сервико» платформа «1С: 8». В релизах платформы разработчики открывали новые возможности, вроде работы через браузер и оперативного устранения технически «сырых» решений. Дополнительными доводами в пользу этого инструмента стали положительные отзывы пользователей.

Кроме того, в платформу «1С: 8» уже привычная и опробованная на практике «Алкосфера» интегрировалась бесшовно. Больше не нужно было гонять данные из одной системы в другую для обработки в ЕГАИС. ИТ-специалисты «Алкосферы» уже знали особенности компании и могли помочь с реализацией.

Попытки встроить готовую конфигурацию «1С: 8» в бизнес-процессы «Сервико» ни к чему не привели: у холдинга слишком много уникальных операций, документов и других учетных объектов. Поэтому компания решила разрабатывать индивидуальную конфигурацию на базе платформы своими силами.

Реализацию взаимодействия с ЕГАИС и помарочного учета доверили «Алкосфере». Для автоматизации работы склада с маркированными товарами: сверки, отгрузки, маркировки, упаковки, инвентаризации выбрали ТСД ЕГАИС. По словам ИТ-директора ГК «Сервико» Евгения Рымарева, функционал ТСД обгоняет все существующие на рынке решения. К тому же мы в «Алкосфере», как разработчики ТСД ЕГАИС, смогли учесть потребности холдинга и реализовать новые возможности, которые сейчас уже доступны в типовой версии системы.

В общей сложности внедрение новой учетной системы в «Сервико» вместе с разработкой собственной конфигурации, подключением и доработкой дополнительных систем «Алкосферы» и ТСД ЕГАИС заняло около года.

Результат: автоматизация всех бизнес-процессов

Компания «Сервико» перешла на новую систему в начале 2019 года. Первые тестирования прошли в декабре 2018-го. Благодаря разработке собственной конфигурации на платформе «1С:8», внедрению подсистем «Алкосфера» и ТСД ЕГАИС, холдингу удалось регламентировать и автоматизировать все сложные бизнес-процессы – от заказа поставщику до отчетности производителям о продаже, а также по расчету зарплаты сотрудникам.

Новая учетная система позволяет:

• вести помарочный учет при приемке и отгрузке алкоголя;
• обмениваться данными с ЕГАИС;
• автоматически формировать задания на сканирование при проведении документов ЕГАИС;
• разграничивать доступ и видимость данных для сотрудников с разными целями и задачами;
• вносить изменения и дорабатывать систему во всех филиалах одновременно;
• управлять бизнес-процессами;
• получать оперативную отчетность о деятельности всех подразделений компании.

В целом переход на новую систему прошел успешно, но нельзя сказать, что это было легко. Пока компания осваивала и начинала работу в новой системе, наши сотрудники и IT-специалисты «Сервико» работали практически круглосуточно. Докручивали функционал, обучали и помогали разобраться в системе, исправляли ошибки.

Еще 3–4 месяца конечные пользователи привыкали к новой платформе, а ИТ-специалисты дорабатывали нюансы, которые нельзя было предвидеть до тестирования в «боевых» условиях.

Заключение

Работа над учетной системой в «Сервико» продолжается до сих пор: в любом проекте всегда найдется что ускорить и оптимизировать, бизнес-процессы компании продолжают меняться и требуют новых технологичных решений.

Не за горами новые изменения законодательства, которые наверняка коснутся учета других категорий маркируемой продукции — табака, обуви и т. д. Но в «Сервико» к этому уже готовы. Один раз наладив помарочный учет алкоголя, компания может во всеоружии встретить любые изменения по контролю за другими товарами. В интегрированной учетной системе есть такие возможности.

Если ваша компания тоже нуждается в оптимизации и автоматизации работы с алкогольной и другой маркируемой продукцией, специалисты «Алкосферы» смогут вам помочь, звоните.