Помарочный учет в ЕГАИС: инструкция по применению

Всем уже известно о законодательной необходимости поштучного учета маркируемой АП с 01.07.2018. ФС РАР выпустила методологию ведения учета, и даже показала «пробы пера» различных компаний в области автоматизации нововведений. Однако, освещены лишь некоторые из новых (для участников рынка) бизнес-операций, а характер подачи информации ставит больше вопросов, чем дает ответов.

Компания «Алкосфера», оказывает услуги внедрения и сопровождения продуктов на платформе 1С8 в предприятиях оптовой торговли алкогольной продукцией. В настоящий момент мы создали и развиваем подсистему поштучного учета «АСФ: ТСД ЕГАИС» для учетной системы «Алкосфера» на платформе 1С . Таким образом, наша система стала единым программно-аппаратным комплексом для по-марочного учета алкоголя, который уже внедряется в нескольких компаниях оптовой торговли, включая импортеров и даже логистического оператора заграницей.

В ближайшее время будет выполнен проект внедрения  «Алкосферы» на крупном производственном комплексе. Там…

• ПАК «Алкосфера» будет использован для операций товаровучета ГП и взаимодействия с ЕГАИС, а также для «медленной» упаковки товара в групповую тару и ее маркировки при необходимости, 
• ПАК компании Меридиан (установленный на автоматизированные линии) будет работать «рядом», высылая данные о кодах автоматически упакованной продукции и кодах групповой тары в ПАК «Алкосфера»

На основании своего опыта в области реальных проектов внедрения и данных, накопленных по тематике поштучного учета, мы решили описать для участников рынка АП «дорожную карту» работ, которые нужно будет провести в рамках подготовки к 01.07.2018 — своими силами и/или силами привлеченных интеграторов.

Как готовятся к поштучному учету

На данный момент большинство участников рынка вынуждены самостоятельно осуществлять действия по подготовке к поштучному учету. Причины:

• Участникам рынка предстоит выполнить уже осознанный ими большой объем работ по изменению существующих бизнес-процессов и автоматизации новых, и понятно, что начинать надо уже сейчас (а еще лучше – в начале Декабря 2017);
• В информации от разработчиков используемых информационных систем сейчас мало конкретики, либо ясно, что комплексного решения не будет, и надо дополнительно внедрять другие системы.

Портрет участника рынка

Рассматривать список задач к выполнению мы будем на основании потребностей абстрактной компании-оптовика, которая уже имеет внедренную автоматизированную систему на 1С8 («Алкосфера», 1С8 «УТАП», другие конфигурации – не так важно), отвечающую основным отраслевым потребностям.

Также будем считать, что у этого абстрактного оптовика нет системы управления адресным складом (WMS), так как ее наличие, как ни парадоксально, только усложняет комплекс мероприятий и вовлекает в него большее количество интеграторов.

Эта компания:

• ведет количественный и суммовой учет внутри системы в разрезе партий/серий (по смыслу соответствующих справкам Б),
• автоматически сдает декларации (ожидая информации, когда же их, наконец, отменят),
• автоматически печатает из системы комплекты документов на отгрузку АП (ожидая отмены печатных справок А и Б с 01.07.2018),
• обменивается с ЕГАИС (и даже наконец-то выровняла остатки в ЕГАИС с остатками по партиям/сериям номенклатуры в учетной системе),
• понемногу понимает, что из-за более детализированного поштучного учета (накладная-марки), ведение учета в разрезе справок А и Б становится излишним, и ожидает их тоже отменят,
• понимает, как сложно, трудозатратно и дорого внедрить поштучный учет и что полгода – совсем малый срок для относительно крупной компании..

Список задач к выполнению

Сейчас участнику рынка АП предстоит:

• Спроектировать фактические изменения в ежедневных бизнес-процессах:
  • увеличивать количество складского персонала, нанимать новых специалистов,
  • вносить изменения в должностных обязанностях (бизнес-операциях), которые должен будет выполнять складской персонал для поштучного учета,
  • обучать складской персонал;
• Менять архитектуру склада (при необходимости);
• Вводить новые технические решения: оборудование и программное обеспечение:
  • для формирования кодов групповой тары и их печати (маркировки) на термоленте,
  • для сканирования при непрерывной (поточной, на упаковочной линии) упаковке (или сканировании упакованных) бутылок в коробки,
  • для сканирования при дискретной упаковке (или сканировании упакованных) бутылок в коробки,
  • для сканирования при приемке и отборе товара (по заказам, для списаний, перемещений и т.п.);
• Кастомизировать используемые информационные системы:
  • разрабатывать структуры хранилища данных о марках и групповой тары под используемые учетные системы (требует работы профессионалов, т.к. речь идет о хранении и обращении к огромным объемам данных),
  • дорабатывать функционал учетной системы, создавать новые документы для осуществления процессов,
  • дорабатывать функционал систем адресного хранения (в случае их использования до появления информации о поштучном учете) и средства интеграции с ними.

Немаловажно, что единого решения для всех компаний не существует.

Программно-аппаратный комплекс для поштучного учета

В целом, функционально, подсистема поштучного учета марок (если мы говорим об учетной системе на 1С8) должна состоять из двух частей. Рассмотрим их далее. Если «Алкосфера» и «АСФ: ТСД ЕГАИС«– это не ваш случай, то вам для работы с ТСД предстоит внедрение сторонней системы (или разработка собственной), поддерживающей описанные в разделе функции, и интеграция ее с вашей текущей 1С.

ЧАСТЬ 1. Основной функционал в составе учетной системы: прием, хранение и отправка марок и кодов тары

Система должна иметь возможность приема (из ЕГАИС), хранения (внутри системы) и отправки (в ЕГАИС) связанной информации о марках и кодах групповой тары внутри существующих и новых объектов контура ЕГАИС.

Функционал «Алкосферы» содержит:

1. Регистры для хранения марок и кодов групповой тары;
2. Доработанные и новые документы контура ЕГАИС для возможности указывать коды марок при приемке данных из ЕГАИС и отправке данных в ЕГАИС;
3. Возможность работы с УТМ версии 3.

Подробнее — читайте описание системы.

ЧАСТЬ 2. Функционал работы на ТСД или со сканером ШК. Проверка данных из ЕГАИС

Состав необходимых и достаточных функций подсистемы (реализовано в подсистеме «АСФ: ТСД ЕГАИС«):

• Формировать «Задания на сверку» на основании документов, входящих из ЕГАИС, с опциями:
  • Деления товарно-количественного состава на несколько заданий,
  • Выбора уровня качества сверки в задании (сканировать только коды паллет, только коды коробок, или коды всех бутылок, или коробок и выборочных бутылок), который можно связать с качеством каждого конкретного поставщика;
• Выполнять «Задания на сверку» (силами складского персонала, с минимизацей ошибок, за счет жестко регламентированных действий на терминале и выполнения онлайн или офлайн проверок посредством обращения к сверяемым данным в базе);
• Формировать «Акт расхождения» или «Акт подтверждения». То есть, обрабатывать результат сравнения, автоматически формировать документы контура ЕГАИС для поставщика и отправляя их в ЕГАИС, автоматически корректировать документы учетного контура.

ЧАСТЬ 2. Функционал работы на ТСД или со сканером ШК. Упаковка и маркировка

Функционал упаковки бутылок в групповую тару (коробки и паллеты): выполняемые складским работником операции сканирования, формирования и печати кодов групповой тары при оклейке групповой тары этикетками, хранения связанных кодов марок и групповой тары

Состав необходимых и достаточных функций (реализовано в подсистеме «АСФ: ТСД ЕГАИС«):

• Генерировать коды групповой тары и печатать их на термопринтерах:
  • Предварительная печать на термоленте кодов для каждого SKU, для последующей оклейки коробок с помощью ручного аппликатора (актуально для такого соотношения ассортимента, объема партии SKU и персонала, когда можно выделить по одному пистолету, заправленному рулоном на каждый SKU и эффективно организовать процесс оклейки),
  • Предварительная печать на стикерованной бумаге кодов для каждого SKU для последующей оклейки посредством ручного отклеивания с подложки и наклейки на коробки (актуально для менее крупных объемов, когда операция упаковки достаточно редкая),
  • Печать единичного кода групповой тары на мобильном термопринтере (или ленты этикеток) прямо при сканировании бутылок из подлежащей оклейке коробки (более дорогое, но однозначно удобное решение);

• Формировать «Задания на упаковку»:
  • Либо посредством ввода на основании учетного документа «Выпуск продукции» (для производителей) или «Поступление товаров и услуг» (для импортеров),
  • Либо в момент возникновения потребности упаковать в коробку (в том числе и произвольной вложенности как по количеству, так и по SKU) бутылки (для оптовиков);
• Выполнять «Задания на упаковку» (силами складского персонала посредством терминала сбора данных). То есть, связывать посредством сканирования коды марок на бутылках и код групповой тары внутри системы для последующей отгрузки (выполнения «Задания на отбор»).

ЧАСТЬ 2. Функционал работы на ТСД или со сканером ШК. Отбор товаров по заказам

Список необходимых и достаточных функций (реализовано в подсистеме «АСФ: ТСД ЕГАИС«:

• Формировать «Задания на отбор» (на основании любых учетных документов — «Заказ клиента», «Заказ на перемещение», «Возврат поставщику», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение», «Ордер на отражение недостач» и т.п.), с опциями
  • Деления товарно-количественного состава на несколько заданий
  • Выбора уровня качества отбора в задании (сканировать только коды паллет, только коды коробок, или коды всех бутылок, или коробок и выборочных бутылок), который можно связать с качеством данных конкретного поставщика конкретного товара или с требованиями клиента.
• Выполнять «Задания на отбор» (силами складского персонала на терминале сбора данных, с минимизацией ошибок за счет жестко регламентированных действий на терминале и выполнения онлайн и офлайн проверок посредством обращения к сверяемым данным в базе)
• Обрабатывать результат отбора, автоматически наполняя учетные документы данными марок и групповой тары, и далее – формируя документы контура ЕГАИС (ТТН исходящие, Акты списания), и отправляя их в ЕГАИС.

Почему у разных компаний все будет по-разному

Как мы уже говорили, единого решения не существует. Потому что все участники рынка имеют свои особенности, преимущества и недостатки (устранимые и неустранимые). Опишем некоторые из основных особенностей.

У вас есть WMS система

Интересно, что для выполнения всех предыдущих требований ФС РАР (предшествующих поштучному учету), в идеале требовалось установить WMS систему — для исключения пересорта между сериями (справками А и Б) при отборе товара для отгрузок.

Те, кто внедрил WMS, некоторым образом усложнили себе работу по выполнению требований поштучного учета.

Если вы уже используете систему WMS или похожие системы (не являющиеся частью вашей учетной 1С системы, а интегрированные с нею), то это значит, что терминалы сбора данных, обученный работать с ними персонал и программа на них уже у вас в наличии (в отличие от нашего оптовика из примера). Но

• Надо дорабатывать систему WMS, уже сейчас «дергать» разработчика не предмет конкретики по срокам выхода обновлений и составу проектируемого нового функционала. Учтите, что
  • доработки будут масштабными: как новый функционал, так и хранилище огромного количества информации о марках должны быть сделаны внутри WMS системы
  • состав доработок (задания на упаковку, отбор, сверку) таков, что будет предполагать множество «хотелок» (опций и контрольных процедур сверх проектируемого вендором «в вакууме» процесса, необходимых конкретному заказчику), которые тоже надо реализовать
  • срок выхода подобного масштабного обновления и срок его внедрения – это разные вещи.
• Нелишним будет понять «за чей счет банкет». Выпустит ли разработчик WMS обновление (которое вы получите в рамках стоимости договора поддержки, который и так был заключен), или предложит сделать проект для вашей компании (в этом случае все финансирование ляжет на ваш бюджет, и сумма будет существенной)
• Вам не удастся доработать под поштучный учет только WMS систему. Учетную систему (1С) тоже придется доработать.
  • Кроме доработки учетной системы под поштучный учет (см. подраздел «Прием, хранение и отправка» ранее), вам надо будет дорабатывать модуль интеграции с WMS: ведь состав (и объем) мигрирующих данных изменится.

Вы — импортер

Если вы импортер «без собственных заводов заграницей», вам не позавидуешь: скорее всего, вы не сможете организовать и автоматизировать процесс маркировки групповой тары (а также, сбор и передачу в свою систему данных о кодах марок, связанных с кодом коробки) на предприятии за границей РФ или таможенном складе. Соответственно, вам придется раскрывать все коробки, и самостоятельно сканировать марки, формировать, печатать и клеить на коробку код-этикетку групповой тары и учитывать это все в системе.

Наша подсистема «АСФ: ТСД ЕГАИС» может помочь вам в этом в двух случаях:

• если вы перейдете на «Алкосферу» (для объектов которой и написан ТСД ЕГАИС)
• или если используете решение от КТ Алкоголь (на данный момент нами изучено их решение и практически содзаны объекты и код бесшовной интеграции в УТАП11), и самостоятельно или с нашей помощью интегрируете ее в вашу конфигурацию

Вы — логистический оператор или импортер, который организует для себя процесс на складе заграницей

Например,  ваша организация работает в Латвии на транзитном складе. Вы собираете товары от разных заводов для формирования заказа клиента из РФ, оклейки его марками и отправки в РФ. Сейчас вам, кроме выполнения уже привычной операции оклейки, необходимо организовать для своих клиентов в РФ формирование и отправку в электронном виде файла, который будет содержать коды марок и связанные с ними коды групповой тары. Клиент после получения файла, загружает его в свою учетную систему и  получает возможность зарегистрировать в ЕГАИС импорт без вскрытия коробки, сканирования бутылок и оклейки тары групповыми кодами, а вся эта информация будет в его системе.

Наше ПО может организовать данный процесс, и даже без участия ТСД, на стационарном компьютере. По деталям бизнес-процесса звоните нам или пишите. Возможно, мы опубликуем описание в рамках отдельной статьи

Вы — производитель

Если вы производитель, то для того, чтобы не сократить объемы выпуска, в дополнение к функционалу для оптовиков, необходимо автоматизировать 2 варианта упаковки бутылок в коробки и другую групповую тару

• Дискретный программно-аппаратный комплекс (ПАК), позволяющий сканировать коды бутылок и групповой тары, связывать их на уровне системы при оклейке с участием работника, вооруженного сканером штрих-кодов или терминалом сбора данных, соответствующей программой, ранее распечатанным листом этикеток по каждой SKU для оклейки групповой тары, или мобильный принтер этикеток.
  • ПАК «АСФ:ТСД ЕГАИС» разработан как отдельное решение, и интегрируется в «Алкосферу»
  • ПАК  «АСФ:ТСД ЕГАИС» может быть интегрирован в системы «КТ Алкоголь», штатно будет поддерживать в Апреле 2018 года бесшовную интеграцию с УТАП 11.
• Непрерывный ПАК, установленный на упаковочной линии для быстрого сканирования бутылок и оклейки упаковок кодами групповой тары, программно связывающей коды бутылок и упаковки, и способный хранить и передавать эти данные в 1С (или вашу учетную систему)
  • Это будет быть ПАК стороннего производителя (обратитесь к нам для рекомендации) и может быть интегрирован с «Алкосферой» посредством обмена данными.

У вас много поставщиков

Если ваш ассортимент поступает от множества поставщиков, то вероятнее всего, во второй половине 2018 года у вас будет большое количество возвратов от ваших клиентов.

Потому что далеко не все поставщики (производители и импортеры) уже сейчас занимаются проектом автоматизации для качественной передачи поштучных данных об отгрузках в ЕГАИС (ваших входящих данных). Кто-то думает, что «весь этот бред» отменят, кто-то заблуждается насчет сроков проекта («начну в мае, к июлю успею»), а кто-то «хочет, но не может» (ждет информацию от разработчика своей учетной системы или WMS, пока не получая конкретики).

Немного об архитектуре (если вы только начинаете рассматривать решения на платформе 1С8)

Расскажем о терминологии (используемой в данной статье) и об архитектуре объектов любой из текущих конфигураций 1С (в т.ч., «Алкосфера»), которые осуществляют обмен с ЕГАИС. Технические специалисты и так это знают, а для тех кто только рассматривает решения на 1С, не помешает узнать.

Во всех конфигурациях на базе 1С8 можно выделить два так называемых контура

• Учетный контур
  • Совокупность объектов системы (справочники, документы, отчеты, регистры сведений и накоплений), предназначенных для осуществления общих учетных операций товародвижения.
  • Фактически, имеются в виду объекты типовой конфигурации 1С (например 1С8 Управление торговлей, или 1С8 ERP, или 1С8 Розница) – документы «поступление товаров и услуг», «реализация товаров и услуг», справочники «номенклатура», «контрагенты», «партнеры» и т.д.
    • Для простоты восприятия: эти объекты используют все покупатели типовых конфигураций – как предприятия алкогольной торговли и производства, так и  любые другие отрасли (например производство и продажа металлоконструкций)
• Контур ЕГАИС
  • Совокупность объектов системы (справочники, документы, отчеты, регистры сведений и накоплений), предназначенных для осуществления регистрационных действий в системе ЕГАИС
  • Фактически, имеются в виду новые объекты, по назначению дублирующие объекты учетного контура. Они введены в типовые конфигурации для того, чтобы не изменять объекты учетного контура:
    • чтобы производители металлоконструкций могли пользоваться документом «Реализация», не нагруженным излишними реквизитами
    • а фирма 1С и другие интеграторы могли оставить сопровождение и развитие типовых документов прежним сотрудникам и отделам, а «под ЕГАИС» выделить отдельную команду.

Два контура взаимосвязаны посредством прямого дублирования: документам и справочникам учетного контура соответствуют документы и справочники контура ЕГАИС

• Для справочников настраиваются соответствия на уровне регистров сведений, например
  • Партнеры – организации ЕГАИС (регистр сведений «Соответствие организаций ЕГАИС и партнеров (АСФ)»)
  • Номенклатуры – номенклатура ЕГАИС (регистр сведений «Соответствие алкогольной продукции и номенклатуры (АСФ)»)
• Для документов соответствие хранится на уровне регистра сведений, например
  • Реализация – Товарно-транспортная накладная ЕГАИС (регистр сведений «Соответствие документов ЕГАИС и документов учета (АСФ)»
  • Реализация – Акт к товарно-транспортной накладной ЕГАИС (регистр сведений «Соответствие документов ЕГАИС и документов учета (АСФ)»

Регистры накоплений ведутся независимо (по типовым регистрам делают движения документы учетного контура, по регистрам подсистемы ЕГАИС АСФ – документы контура ЕГАИС).

Таким образом, основополагающим принципом использование типовой конфигурации и встроенной в нее подсистемы взаимодействия с ЕГАИС (АСФ) является дублирование объектов и настройка прямых соответствий между ними.

Заключение

• Подготовка к поштучному учету – сложная и дорогостоящая бизнес-задача. Это проект автоматизации, сравнимый с внедрением WMS системы (реальный срок для средней компании = 4 месяца)
• Поштучный учет в обязательном порядке (то есть, иначе вы не сможете работать) требует программно-аппаратных средств для организации процесса сканирования марок (и выполнения при этом множества автоматизированных проверок), печати этикеток, связывания информации внутри системы и обязательных средств передачи этих данных в учетную систему.
  • Эффективной и менее дорогостоящей будет одна комплексная система — Программно Аппаратный Комплекс, который работает и в офисе, и на складе в одной учетной базе данных.
  • ПАК позволяет вручную и автоматически в режиме онлайн формировать на основании учетных документов и распределять задания на Терминалы Сбора Данных складского персонала, мгновенно получать данные об их выполнении, иметь доступ к данным учетной системы в алгоритмах, отрабатываемых на ТСД. Именно такой системой мы сделали Алкосферу, разработав для нее подсистему «ТСД ЕГАИС«
• С уверенностью можно говорить о том, что те участники рынка, которые вовремя позаботятся и автоматизируют у себя поштучный учет, освоят доли рынка не успевших. Аналогичный эффект регистрировали наши успешные клиенты в 2016 году – спрос существенно увеличился.
• Реализация программно-аппаратного комплекса делает менее востребованным внедрение отдельной системы управления адресным складом (WMS) для участника рынка производства и торговли алкогольной продукцией.
  • Ранее внедрение WMS было единственным решением для исключения пересортицы по справкам АБ (фактически отгружаемой продукции и продукции, отгружаемой по данными системы).
  • Для многих алкогольных компаний среднего уровня это было единственной целью инвестиций в WMS: оптимизация внутрискладских процессов была не так важна, и не могла быть единственной причиной инвестиций в WMS
  • При наличии ПАК Алкосфера, вы сможете отложить внедрение WMS строго до того момента, когда она вам реально понадобится (складские помещения порядка 3-5 тыс.кв.метров, многоэтажные стеллажи, огромный ассортимент номенклатуры, десятки и сотни сотрудников на приемке и отборе товара)