Автоматизация складских процессов на терминалах сбора данных в розничных организациях при работе с маркированным алкоголем.

16 мая 2019

Решение для типовых конфигураций 1С с помощью расширения конфигурации от компании «Алкосфера»

Данная статья адресована розничным организациям, которые для ведения учета

в магазине или на складе магазина,
или на складе распределительного центра сети магазинов

…используют типовую конфигурацию 1С, то есть, взаимодействие с ЕГАИС вам обеспечивает конфигурация от фирмы «1С».

Как известно, фирма 1С предлагает розничным компаниям использовать типовые, а не отраслевые конфигурации для ведения обмена с ЕГАИС. Закономерен вопрос – для чего использовать подсистему (пусть и выполненную по технологии расширения) в типовых конфигурациях, когда там итак все есть для розницы?

Типовые конфигурации 1С (линейка УТ, УНФ, Розница, КА, EREP) поддерживают выполнение операций помарочного учета только на десктопе (стационарном компьютере с монитором).
- Такое решение устроит небольшие магазины, с незначительными (50-100 бутылок) объемами поставок, с возможностью размещения стационарного рабочего места на складе (или нескольких стационарных рабочих мест) для подвоза и сканирования товара
- Относительно крупный (от 400 кв.м.), этажный склад невозможно эффективно автоматизировать на стационарном рабочем месте
Конфигурация «1С8 Бухгалтерия предприятия» на данный момент (16.05.2019) не поддерживает операции склада помарочного учета (сверка, отбор) ни в десктоп-режиме, ни тем более на терминале сбора данных
Функционал расширения АСФ:ТСД ЕГАИС шире и удобнее в применении, чем типовой функционал.

В товарообороте появляется все большее количество алкогольной продукции, оклеенной новой маркой. Импортеры и производители (ранее закупившие большие объемы старой марки) постепенно исчерпывают запасы, и вынуждены закупать новую марку. Клиентам (оптовым и розничным компаниям) такой алкоголь отгружается в ЕГАИС уже помарочными ТТН.

Кроме того, требованями ФС РАР четко определены сроки, когда производители обязаны будут оформлять помарочные ТТН ЕГАИС и для продукции, оклеенной старой маркой – 01.07.2019. Что это означает? А то, что в ваши магазины либо уже поступают, либо очень скоро поступят первые помарочные ТТН от поставщиков.

В данной публикации раскроем темы

Требований к автоматизации, которым вынуждены соответствовать розничные организации, торгующие маркированным алкоголем (розничные магазины и сети, общепит).
Преимуществ расширения конфигурации АСФ: ТСД ЕГАИС, позволяющим эти требования удовлетворить

Что делать рознице со входящими марочными ТТН?

Например, поставщик отправил вам 2 паллеты товара, оформив в ЕГАИС ТТН в которой указаны 1200 кодов марок. Вы можете:

Не сверять фактически поступившие марки

В идеальной ситуации вы считаете бутылки по количеству (вскрывая упаковку). Убеждаетесь, что в коробках нет боя, брака или недовложений. И все на этом. Средствами типовой конфигурации «1С8: Розница» вы можете оформить «Акт подтверждения» к ТТН. В этом случае, при ошибке поставщика (отгрузка вам бутылок с одними марками, а регистрация в ЕГАИС других марок) вы принимаете на себя риски.

Какие риски?

Получить по факту часть или все бутылки с марками, не соответствующей зарегистрированной поставщиком в ЕГАИС
Продать далее на кассе, бутылки, которых нет у вас на балансе
Получить проверку ФС РАР, и как следствие, приостановление или лишение лицензии на розничную торговлю алкоголем.

А в том неидеальном случае, если при подсчете «на глаз» вы выявили недовложение или бой, для оформления помарочного «Акта расхождений» все сложнее. Если из 1200 бутылок вы отказываетесь от 11 штук (боя и недовложений), то вам надо указать в Акте марки, от которых вы отказываетесь. Как без сверки (полного перебора с использованием сканера кодов марок всех бутылок, или перебора паллеты, или перебора коробки, в которой обнаружены бой/брак/недовложения) понять, какие марки не пришли? А никак.

В итоге, вам скорее всего, придется оформлять акт отказа от всей ТТН. А это – недопоставка, пустой склад или полка.

Даже если ваш договор с поставщиком предусматривает приятную денежную компенсацию (и в нем отдельно оговорено, что при недопоставке вы вправе не принять весь товар), достаточно ли ее для бизнеса в целом? Большой вопрос. Ведь вы зарабатываете на клиентах, которым нужен ассортимент.

Сверять фактически поступившие марки

Кроме простой как-само-собой-разумеется проверки на считываемость (чтобы избежать проблем на кассе при отпуске товара клиенту), необходимо провести и другие операции по сверке. Рассмотрим их на примере.

Поставщик высылает вам помарочную ТТН ЕГАИС (содержащую, например, 2 паллеты, 1200 кодов марок). Вы можете привычно свериться по количеству (допустим, все соответствует), но риски вам не нужны. Что делать? Сверять марки из ТТН с наклеенными на бутылки посредством сканирования в подсистеме работы склада с маркированным алкоголем:

Разные организации используют разные стратегии сверки. Это может быть

Полная сверка (сканирование всех бутылок в поставке)
Частичная произвольная сверка
- Проверяем N бутылок из произвольной, или нескольких, или каждой паллеты/коробки.
- Если проверенные коды марок сходятся с списком из ТТН, считаем, что вся поставка верна.
- Если обнаружены отсутствующие в ТТН коды марок (то есть, утрачено доверие всей поставке), переходим в полную сверку, либо отказываемся от ТТН целиком.
- Допустимо применять к проверенным поставщикам, с которыми вы либо уже долго работаете, проводя полную сверку без обнаружения ошибок, либо знаете что у них используется качественная система помарочного учета, на 99% исключающая ошибки.
Частичная сверка в каждой таре, в которой выявлен бой/брак/недовложения
- Проверяем N (или все) бутылки в конкретно этой таре (сканируя предварительно код коробки).
- Если сверенные коды наличествующего/не битого/не бракованного товара соответствуют кодам, заявленным поставщиком для каждой тары, считаем, что вся поставка верна
- Если коды не соответствуют, переходим в полную сверку, либо отказываемся от ТТН целиком
- Допустимо, если поставщик доверенный, а также, если ТТН поставщика содержит коды групповой тары, к которым привязаны находящиеся в таре бутылки (их коды марок)

Стратегии сверки могут быть более вариативными. Как один из примеров, при проверке бутылок в конкретной коробке №1 там могут быть марки, которые прикреплены к другой коробке №7, и такой случай для вас не является ошибкой (т.к. вы продаете бутылки в розницу, а не коробками) – тогда вы должны проверить как минимум коробку №7, в которой «числится» отсканированный код.

Все нюансы вашего процесса надо как-то отрабатывать в автоматизированной системе. И система автоматизации складских процессов работы с маркированным товаром должна удовлетворять всем требованиям.

На текущий момент в типовых конфигурациях фирмы 1С вам доступны 2 опции

Загрузить данные о марках (непринятых или принятых) из внешнего источника (например, в «Акт расхождений»). В этом случае у вас должен быть тот самый внешний источник – сторонняя автоматизированная система, позволяющая провести операцию сверки и обработать (желательно, не вручную, а в автоматическом режиме) результат.
Внести коды непринятых марок вручную (откуда вы их возьмете — неизвестно)

Для автоматизации процесса сверки, наиболее эффективно, просто и недорого (в части сроков и стоимости внедрения) использовать подсистему АСФ: ТСД ЕГАИС, выполненную в виде расширения для типовых конфигураций фирмы 1С.

Что делать рознице с возвратами и списанием помарочного алкоголя?

Возвраты

На складе скопился неликвид, обнаружен бой поставщика, согласована замена товара и т.п. ситуации – вплоть до лишения лицензии. Товар необходимо вернуть поставщику

При помарочном учете (для алкоголя, маркированного новой маркой или старой маркой, но поступившего уже после 01.072019) необходимо четко указать коды марок возвращаемой продукции. Для этого возвращаемый товар надо просканировать

Либо каждую марку
Либо коробку (если товар возвращается коробкой и она не вскрывалась)

При этом на данный момент, по сканированным маркам надо подобрать и справки 1 и 2 для заполнения в исходящей ТТН на возврат.

С технической точки зрения, возврат (и складской процесс его оформления) ничем не отличается от оптовой отгрузки. Кроме очевидного функционала (сканируем марку или коробку если она маркирована, и помещаем в конечном счете отобранные коды в исходящую ТТН ЕГАИС или Акт списания), вам могут потребоваться следующие функции:

Отбор в документ смешанного товара (старая марка в партионном учете, старая марка на помарочном учете, новая марка)
Необходимость упаковать россыпь возвращаемых бутылок в новую коробку (или коробку с нечитаемым кодом поставщика), промаркировать ее кодом групповой тары и отправить в ТТН на возврат, кроме кодов марок, коды групповой тары
Для больших складов и количества возвращаемого товара возможность разбиения товарного состава «Возврата поставщику» при отборе на несколько «Заданий на сканирование» в зависимости от стратегии разделения, например
- По типу марок (старая марка / новая марка / старая марка, поставленная на помарочный баланс) – то есть, распределение с учетом типа марки в выбранной «в офисе» серии
- По номенклатуре (все строки одной номенклатуры в одно задание)
- По строкам (одна строка – одно задание)
- По пользователям с ТСД или сканером ШК
Проверка наличия марки на балансе (чтобы не столкнуться с ошибкой уже позже, при отправке ТТН на возврат в ЕГАИС)
- Новая марка,
- Старая марка, поставленная на марочный учет
- Старая марка, пришедшая от поставщика помарочно
Блокировка кодов коробок и марок, отсканированных в «Задании на сканирование № N», для «Задания на сканирования № X». То есть,
- если один работник с ТСД отсканировал код коробки и/или бутылки в ней в рамках выполнения своего задания и поставил в сторонку, другой сотрудник не может случайно взять эту же коробку и отсканировать ее в рамках выполнения своего задания.
Автоматическая «разупаковка» групповой тары при отборе бутылок по «Заданию на сканирование» при отборе товара на возврат.

Списания

На складе обнаружен собственный бой, или нечитаемая марка (марка прована или просто не читается)

Необходимо списать бутылку. Для этого должны быть предусмотрены

Возможность сканирования
Возможность ручного ввода нечитаемой марки

… с последующим автоматическим оформления Акта списания в ЕГАИС.

Всего этого функционала с возможностью работы на терминалах сбора данных или стационарных рабочих местах с проводными сканерами ШК нет в типовых конфигурациях. Для автоматизации процесса отбора, наиболее эффективно, просто и недорого (в части сроков и стоимости внедрения) использовать подсистему АСФ: ТСД ЕГАИС, выполненную в виде расширения для типовых конфигураций фирмы 1С.

Что такое «Расширение» для типовой конфигурации 1С, как его использовать при работе с маркированным алкоголем, и какие у него преимущества?

Мы обещали сделать систему с использованием технологии расширения конфигурации? Мы это сделали.

Подсистема АСФ: ТСД ЕГАИС выполнена в виде расширения конфигурации. Что это означает для наших клиентов?

Не надо изменять конфигурацию:
1. она остается на поддержке фирмы 1С (не становится нетиповой, не становится отраслевой).
1. доступны обновления фирмы 1С. Вспомним недавние обновления по ставке НДС 20%, печатные формы СФ, учет авансов – все это вы получите в рамках подписки на ИТС сразу после выпуска обновления фирмой 1С.
Вы получаете весь ранее описанный функционал автоматизированного склада маркированной прямо в рамках своей учетной системы (1С8 Бухгалтерия предприятия, 1С8 Розница) – нет необходимости
1. покупать сторонние решения
1. организовывать для автоматизации склада маркированной АП отдельные базы данных.
1. внедрять сторонние системы, осваивать (пользователям) и администрировать (ИТ специалистам) новую среду и интерфейсы

В качестве расширения на данный момент поддерживаются типовые конфигурации

1С8 Бухгалтерия предприятия 3.* (розничная торговля маркированной АП)
1С8 Розница 2.* (розничная торговля маркированной АП)
1С8 Управление торговлей алкогольной продукцией 11.4 (оптовая торговля маркированной АП)

В разработке находится версия расширения для конфигураций

1C8 Управление торговлей 11 (розничная торговля)
1С8 Комплексная автоматизация 2 (розничная торговля)
1С8 ERP 2 (розничная торговля)

Для работы в версии расширения необходима платформа 1С 8.3.14 последней версии.