Помарочный учет алкоголя в рознице – порядок и инструменты для работы с ЕГАИС

О сложностях и тонкостях помарочного учета для оптовиков и импортеров сказано много. Им приходится придумывать и использовать много технических средств, чтобы не нарушать закон и не усложнять внутренние процессы.

В розничных магазинах тоже должны отчитываться перед государством за каждую принятую и проданную бутылку. Поэтому сегодня поговорим о порядке учета в рознице и инструментах, нужных магазинам.

Какие операции с алкоголем в розничном магазине нужно фиксировать в ЕГАИС

При помарочном учете участники алкогольного рынка должны фиксировать в ЕГАИС все операции: путь каждой бутылки от производства или импорта в Россию до продажи конечному потребителю. Эти правила касаются не только производителей, оптовиков и импортеров, но и розничных реализаторов.

Правда, последним немного проще – им не нужно получать марки, отправлять их за границу, эмулировать упаковку, группировать бутылки по коробкам и палетам и формировать коды групповой тары. Но есть операции, данные и документы, которые нужно загружать в ЕГАИС, чтобы не нарушать правила и не платить штрафы:

Принимать товар на склад магазина. При поступлении товара от поставщика – стороннего контрагента или своей оптовой компании – алкоголь принимают так же, как и на оптовом складе: из ЕГАИС загружают ТТН от поставщика.

Сверять марки на поступивших бутылках с данными в ТТН ЕГАИС. Чтобы избежать ошибок и отправки в государственную систему недостоверных сведений при дальнейших продажах, нужно проверить, соответствуют данные по маркам от поставщика приехавшим бутылкам или нет.

Учитывать расхождения. Если при сверке сотрудник обнаружил несоответствие, нужно составить акты расхождения и списания, чтобы отправить в ЕГАИС актуальные данные.

Возвращать алкоголь поставщику. Иногда возникает такая необходимость. Эту операцию тоже нужно отразить в системе, чтобы бутылки списались с баланса магазина и появились на балансе поставщика.

Перемещать товар между магазинами. Когда товар из одного сетевого магазина перевозят в другой, где он, например, пользуется большим спросом или того требует другая бизнес-задача, эту операцию нужно отразить в ЕГАИС.

Продавать алкогольную продукцию покупателям. Факт продажи бутылки конечному потребителю фиксируется в государственной системе. Поэтому, отпуская товар на кассе, продавец сканирует и штрихкод, и акцизную марку.

В розничных магазинах тоже есть процессы, требующие обмена данными с ЕГАИС. Поэтому, если в магазине планируют продавать алкоголь, нужно заранее позаботиться о программах и оборудовании, чтобы работать по закону.

Какие системы используются для автоматизации розницы.

Система для розничной продажи (front-office), установленная на кассе в качестве единственного учетной системы, в магазине существовать не может. В лучшем случае она не предназначена для ведения бухучета, в худшем – не поддерживает нормальный складской учет, операции инвентаризации, централизованного управления ценообразованием, ведение расчетов с поставщиками.

Кроме того, у любого магазина есть не только торговый зал, но и склад – а вариантов организации учетной системы на складе магазина (back-office) может быть много. Одиночные «магазины возле дома» и небольшие региональные сети (3–30 магазинов) для учета на складе магазина чаще всего используют решения компании «1С», а на кассах — системы других производителей.

Так получилось исторически: front-office решения сторонних по отношению к 1С производителей освоили максимальную долю рынка. Они не гнались за созданием универсального решения, а сосредоточились именно на решении задачи розничной продажи, где требуется функциональность, удобство интерфейса, драйверы работы с специфическим кассовым оборудованием, отличным от привычного компьютера с клавиатурой. Сейчас «1С:Розница» понемногу отвоевывает свою долю рынка.

Стоит отметить: «1С:Управление торговлей 11» все-таки позволяет вести взаиморасчеты, ценообразование, товарный и складской учет (back-office) и даже может работать на кассе (front-office).

Соответственно, нередки следующие варианты автоматизации, в зависимости от структуры компании

• Компания имеет центральный склад, куда поступает товар от поставщиков (при этом со склада могут вестись и оптовые отгрузки) и магазины, куда товар поставляется со склада по мере необходимости. Товар также может поступать и напрямую в магазины. На центральном складе или в управляющем офисе установлена единая система (например, «1С: Управление торговлей 11»), у товароведов розничных магазинов есть удаленный доступ к ней. На кассах магазинов при этом установлено решение не от 1С. Все перечисленные выше операции с алкоголем (кроме розничной продажи или возврата клиента) ведутся при этом в «1С:Управление торговлей». На кассы оттуда выгружается лишь номенклатура и цены (а обратно с кассового ПО загружаются данные о продажах и возвратах)
• Компания имеет один магазин, в котором установлено ПО «1С Розница» и «1С Бухгалтерия». В этом случае, все операции с алкоголем ведутся либо в «1С Розница», либо в «1С Бухгалтерия».

Какой бы способ учета розничный магазин ни выбрал, в «складской» системе отражаются поступления товаров от поставщиков, перемещения со своего центрального склада и другие операции. Для этого в учетной системе должны быть подключены компоненты, обеспечивающие обмен данными с ЕГАИС.

Как организовать обмен данными с ЕГАИС – продажа на кассе

Когда бутылка попадает к конечному потребителю, данные в ЕГАИС передает розничное ПО, установленное на онлайн-кассу или компьютер, к которому она подключена.

Из оборудования на кассе нужны сканер штрихкодов и QR-кодов, принтер чеков с функцией печати QR-кодов. Также понадобится связь с УТМ и криптоключ, который шифрует и подписывает данные, отправляемые в ЕГАИС.

Автоматизация здесь не понадобится: кассир в любом случае должен отсканировать марку.

Как организовать обмен данными с ЕГАИС – работа на складе

Процессы сверки, перемещения и возврата поставщикам на розничном складе ничем принципиально не отличаются от тех же процессов на складе оптовом (кроме объема).

Наша подсистема для помарочного учета «ТСД ЕГАИС» бесшовно интегрируется в продукты «1С» (типовые и отраслевые, в том числе — в 1С розница) и позволяет организовать складские процессы посредством работы с ТСД, в том числе:

• сверять посредством сканирования по удобным алгоритмам информацию о поступившем алкоголе в документах ЕГАИС с фактически поступившими марками на бутылках, а результаты сверки передавать в акты расхождения.
• отбирать со склада товар за счет сканирования марок и кодов групповой тары для перемещений в другой магазин

Для чего же необходимо наше расширение, если в типовых решениях 1С, в принципе, есть возможность провести эти операции?

• Мобильность. Выполнение задания на сканирование выполняется прямо на ТСД в любой точке склада, который может быть большим, или, напротив, настолько тесным, что вести сканирование на стационарном рабочем месте невозможно.
• Распределение задач. Сверку входящей поставки необходимо провести оперативно: машина, которая привезла товар, ждет: мы должны либо принять товар, либо отказаться от него целиком или частично. Если приехало 50 бутылок, вопрос решается типовой конфигурацией 1С. А если привезли палету или больше? Надо разделить сверку на несколько заданий и несколько сотрудников с терминалами сбора данных.
• Функциональность. Большое количество опций для настройки алгоритмов сканирования при сверке и отборе позволит ускорить процесс, настроив его под требования и ресурсы каждого конкретного магазина.

На данный момент в типовых решениях 1С такого функционала нет.

Из оборудования для работы с системой понадобятся терминал сбора данных и/или сканер ШК.

Если вы планируете организовать торговлю алкогольной продукцией в розничной сети или отдельной торговой точке, звоните. В «Алкосфере» помогли наладить учет многим игрокам алкогольного рынка, среди которых есть и  розничные продавцы, и импортеры, а также производители и консолидационные склады за границей.

Мы поможем подобрать и адаптировать систему учета и найдем оптимальное решение для ваших задач.