Нетиповые решения: как вписать помарочный учет в свои бизнес-процессы
Содержание:
Ускоряем сверку при большом объеме поставок
Упрощаем переупаковку на складе
Упрощаем списание боя и потерь в ЕГАИС
Хотя правила помарочного учета для всех примерно одинаковы, как и условия работы в алкогольной сфере, у каждой компании все же есть и уникальные бизнес-процессы. Чтобы в целом эффективно организовать учет и работу, с минимальными временными и финансовыми издержками, нужно учитывать эти нюансы.
Создавая решение для помарочного учета, мы и не рассчитывали, что с первого раза получится сделать его подходящим для всех без исключения. Сначала мы создали базовую конфигурацию с основными операциями: сверкой, отгрузкой, переупаковкой. С первого релиза и до сих пор почти каждое внедрение сопровождается доработками и адаптацией базовых возможностей под потребности клиента. Впоследствии самые востребованные изменения мы включаем в основную версию.
Возьмем в качестве примера три доработки, которые решили проблемы и сложности клиентов и стали базовыми востребованными функциями ТСД ЕГАИС. Посмотрите, как операции помарочного учета трансформируются и ложатся на уникальные бизнес-процессы, – возможно, и в вашей работе есть что усовершенствовать и оптимизировать, чтобы сократить временные издержки и повысить эффективность.
Ускорили сверку при большом объеме поставок
С введением помарочного учета прием поставок стал долгим и сложным: по правилам склад должен отсканировать и отправить в ЕГАИС каждую бутылку в партии с распределением по коробкам и палетам. Чтобы ускорить этот процесс, компания-покупатель может использовать для отправки в государственную систему данные от поставщика – документ, в котором зафиксированы штрихкоды групповой и логистической тары вместе с кодами лежащих в них бутылок.
Однако просто отправить эти данные в ЕГАИС можно только в случае, если вы безоговорочно доверяете поставщику и уверены, что в палеты он положил в точности то, что отразил в документе. Так, к сожалению, бывает редко.
Чтобы компании не сканировали каждую бутылку в партии, в системах помарочного учета, в частности в программно-аппаратном комплексе «ТСД ЕГАИС», есть операция выборочной сверки. Но в своем базовом варианте и она не вписалась в бизнес-процессы всех игроков рынка.
Как работали сначала.
- На склад приходит поставка.
- Сотрудники разбирают палету на коробки, сканируют их штрихкоды.
- Из каждой коробки выборочно достают и сканируют несколько бутылок.
- Считывают штрихкод палеты. Если расхождений нет, палету принимают и в ЕГАИС отправляют полные данные от поставщика. Не сканируя каждую бутылку, сотрудники экономили время.
В чем была сложность. Когда ежедневно приходит больше 5–10 поставок, как это было у одного из наших клиентов, даже выборочный процесс отнимал много времени. Сотрудники не справлялись, нужно было увеличивать штат. Ситуация усложнялась, когда нужно было срочно разгрузить машину, в противном случае нарушались договоренности и появлялись лишние расходы.
Как решили задачу. Чтобы ускорить сверку, мы доработали операцию. Когда приходит поставка, сотрудники сначала сканируют штрихкод палеты и, не разбирая ее, сканируют несколько коробок сверху и несколько бутылок в каждой из них. Если расхождений нет, палету принимают полностью. Такой процесс хоть и повысил риск принятия пересортицы, но в несколько раз сократил время приемки партии.
Чтобы обезопасить себя от расхождений, в системе можно настроить отдельную схему для каждого поставщика. Допустим, если контрагент частенько присылает в поставке не те бутылки, которые внес в ТТН, компания может настроить глубокую проверку: 50 коробок из 100. Если с партиями от другого поставщика обычно все в порядке, можно поставить в системе проверку 15–20 коробок.
Кроме того, «ТСД ЕГАИС» сверяет поставки и между собой. Если сотрудники в одной палете не нашли расхождений и приняли ее, а потом в другой поставке обнаружили бутылку, уже принятую в первой палете, система уведомит, что первую палету лучше перебрать полностью. Такие дополнения практически избавляют от пересортицы.
Упростили переупаковку на складе
На складе часто бывают ситуации, когда остается одна бутылка и нужно положить ее в какую-нибудь коробку. Или при отборе коробка порвалась и нужно упаковать товар заново. Если на складе безалкогольных напитков можно взять товар и положить в любую коробку, где есть свободное место, то на алкогольном так делать нельзя.
В системе должно быть зафиксировано, в коробке с каким штрихкодом лежат бутылки с конкретными акцизными марками, а значит, при переупаковке нужно сканировать и коробку, и бутылку.
Для этого в системе помарочного учета есть операция переупаковки – функционал, позволяющий создавать документы и задания на сканирование. Но в базовом варианте он был не для всех удобен.
Как работали сначала.
- Работник находил одну или несколько отдельно стоящих бутылок, которые нужно упаковать в коробку. Сообщал об этом ответственному сотруднику, например заведующему складом.
- Завскладом в основном интерфейсе программы создавал документ переупаковки и ставил задание на сканирование.
- Только после этого работник мог положить бутылку в коробку, отсканировав акцизную марку и штрихкод групповой тары.
В чем была сложность. В базовом варианте на переупаковку бутылок уходило много времени: пока сходят к заведующему, дождутся создания документа в системе, пока вернутся и упакуют. Кроме того, процесс требовал участия нескольких сотрудников: работника склада и человека с доступами в учетную систему.
Как решили задачу. Чтобы исключить из процесса лишние звенья, мы реализовали возможность генерировать задания на переупаковку сразу с терминала сбора данных. Заметив неупакованные бутылки, работник склада нажимает кнопку на ТСД, создает задание на сканирование и сканирует нужные марки и штрихкоды коробок. В таком варианте следить, чтобы все бутылки на складе были упакованы в групповую тару, стало быстрее и проще.
Упростили списание боя и потерь в ЕГАИС
Бой и потери – стандартная ситуация для любого склада. Помимо убытков, разбитые и потерянные бутылки оборачиваются для алкогольных компаний еще одной сложностью – все это нужно списать по кодам акцизных марок и отправить данные в ЕГАИС. А ведь бывает, что код взять неоткуда – бутылка пропала или разбилась или марка порвалась и считать ее сканером невозможно.
Как работали сначала.
- Проводили инвентаризацию, потому что в базовом функционале системы помарочного учета не было функционала для решения этой задачи.
- Сканировали все бутылки и сравнивали результаты с теми, что были в системе.
- По различиям вычисляли штрихкоды разбитых и потерянных бутылок, чтобы списать их в ЕГАИС.
В чем была сложность. Инвентаризация отнимала много времени, что влияло на другие бизнес-процессы. Кроме того, сканировать весь склад каждую неделю – непозволительная роскошь: бутылки могут биться и теряться часто, а в ЕГАИС нужно передавать актуальную информацию.
Как решили задачу. Обнаружив такую проблему на алкогольных складах, мы добавили в систему функционал, который выявлял потерянные марки без полной инвентаризации, – алгоритм списания исходя из товарного состава конкретной коробки. Чаще всего мы знаем, из какой коробки пропала или разбилась бутылка. У нас есть список акцизных марок, которые лежат в этой коробке. Отсканировав оставшиеся бутылки и сравнив данные, можно вычислить код пропавшего товара и отправить данные о списании в ЕГАИС. Такой сценарий не требует полной инвентаризации и может выполняться при любых других операциях – во время сверки, отбора или переупаковки.
Вместо заключения
Каждая из этих функций появилась во время доработки «ТСД ЕГАИС» под потребности конкретного пользователя. Мы выявляли сложности и проблемы вместе с клиентами при внедрении и дорабатывали функционал. Операцию сверки выборочного количества коробок активно используют компании с большими объемами поставок, а возможности переупаковки с ТСД и списания по товарному составу коробки – практически все пользователи.
Отдельные операции, элементы, интерфейс мы дорабатываем практически при каждом внедрении и чаще всего включаем их в основную версию. Да, какие-то решения, которые мы делаем под уникальный бизнес-процесс конкретной компании, могут не пригодиться большинству других игроков. Но они могут помочь кому-то трансформировать свои бизнес-процессы и сделать их более эффективными.
Благодаря разнящимся процессам и особенностям клиентов с каждым релизом «ТСД ЕГАИС» становится функциональнее и сейчас уже может закрыть потребности подавляющего большинства игроков рынка.
Не знаете, как увязать свои бизнес-процессы с помарочным учетом? Обращайтесь, и мы адаптируем готовое решение под ваши потребности, чтобы работа с алкогольной продукцией отнимала у вас меньше времени.