Доверять или проверять – как принимать алкоголь с помарочным учетом от поставщика

С одной стороны, поштучный учет алкоголя полностью исключает риск приемки пересортицы или «подпольных» бутылок, с другой – многократно увеличивает время приемки.

Как же быть? Как максимально обезопасить себя, не тратя на сверку многочисленные трудочасы и не раздувая штат складского персонала? Разбираемся в стратегиях приемки алкогольной продукции от поставщика, которые помогут соблюсти правила и оптимизировать работу склада.

Три стратегии приемки алкогольной продукции

Когда компания принимает товар, помарочный учет помогает решить две основные задачи:

• Убедиться, что поставщик прислал именно то, что внес в ТТН и передал через ЕГАИС.
• Не допустить пересортицы на своем складе, поставить на баланс тот товар, который привезли.

По сути, покупатель может и не сверять информацию от поставщика с тем, что привезли. Но тогда есть риск, что коды акцизных марок в документах и учетной системе будут отличаться от тех, что на складе. Это не только нарушит складской учет, но и может привести к штрафу до 200 тыс. руб. за находящиеся на складе, но не зафиксированные в ЕГАИС бутылки (ст. 14.19 КоАП РФ). За повторное нарушение можно и вовсе лишиться лицензии!

Несмотря на это, решение о сканировании поступившего товара каждая компания принимает для себя сама. Сейчас на рынке сформировались три стратегии приемки алкоголя:

1. По документам – наиболее рискованная стратегия: покупатель не распаковывает и не сканирует бутылки, принимая их на баланс так, как поставщик указал в документах. Компания берет на себя все риски и возможные ошибки поставщика. Компенсируется это минимальными трудозатратами – не нужно расходовать время на распаковку и сканирование, можно сразу отправить все на склад.
2. Полная поштучная сверка – безопасная стратегия: на складе распаковывают все палеты и коробки, сканируют все коды акцизных марок и групповой тары. При такой стратегии ошибки выявляются на этапе приемки и оперативно устраняются. Но это и ресурсозатратная стратегия: чтобы отсканировать все поставки, нужны сотрудники и время.
3. Выборочная сверка – покупатель выборочно сканирует и проверяет несколько бутылок из коробки, несколько коробок из палеты. Если отсканированные коды совпали с данными в ТТН, принимают всю поставку. С такой стратегией риски принять пересортицу остаются, но они гораздо меньше, чем при приемке по документам. К тому же времени выборочная сверка занимает меньше, чем сканирование всех бутылок.

С первой и второй стратегиями все просто – либо покупатель идет на риски и экономит время, либо тратит ресурсы, чтобы обезопасить себя. Стратегия выборочной сверки – более гибкая и позволяет найти оптимальные варианты для разных ситуаций. Поэтому на ней мы остановимся подробнее.

Риски и трудозатраты – как найти баланс

Найти оптимальную стратегию, при которой экономия времени на приемке товара компенсировала бы возможные риски принять пересортицу, помогает выборочная сверка. Конкретных правил, вроде «сканирование трех бутылок из коробки снижает риск расхождения до 0,01 %», не существует. Все индивидуально и зависит от бизнес-процессов компании, ее взаимоотношений и предыдущего опыта работы с конкретным поставщиком.

Поэтому современные инструменты для помарочного учета алкоголя предоставляют пользователям возможность самостоятельно настраивать параметры сверки. Так, в нашем программно-аппаратном комплексе «ТСД ЕГАИС» компания может задать отдельные стратегии для каждого поставщика, использовав в том числе гибкие многоуровневые. Рассмотрим несколько примеров.

Продавец поставляет товар коробками. Для такого поставщика компания может назначить сверку по коробкам с глубиной проверки четыре бутылки. В этом случае сотрудник на складе работает по такому алгоритму:

1. Сканирует код каждой коробки – система проверяет, что такой код действительно есть в поставке.
2. Программа просит подтвердить, что визуально с коробкой все в порядке – число вложений совпадает, следов боя не видно.
3. Если все хорошо, сотрудник подтверждает это в программе, а затем сканирует акцизные марки четырех бутылок.
4. Если расхождений нет, коробка считается принятой.

Если по документам в коробке не должно быть хоть одного кода, система переведет эту коробку на поштучное сканирование. Нужно будет полностью разобрать ее и просканировать каждую бутылку. То же самое произойдет, если на этапе визуальной проверки сотрудник обнаружит недовложения или бой.

Продавец поставляет товар палетами. Для такого поставщика можно установить многоуровневую стратегию: глубину проверки для палет, например 100, и для коробок, например 10. Эти два параметра не зависят друг от друга и применяются последовательно, начиная с палет.

Сотрудник сканирует код палеты и подтверждает в программе, что визуально с ней все в порядке, ничего не разбилось. Затем вскрывает палету сверху и сканирует 100 бутылок из разных коробок с верхнего слоя. Если все совпадает, палета считается принятой.

В случае расхождений система переведет палету на сверку по коробкам – применит второй параметр. Это значит, что сотрудник должен будет разобрать палету на коробки, отсканировать их коды и коды 10 бутылок в каждой. Коробки, в которых обнаружатся расхождения, сканируют полностью.

Продавец поставляет товар россыпью. Для таких поставщиков в нашей системе пока предусмотрен только один сценарий – полное сканирование партии помарочно. Однако в следующем обновлении мы планируем сделать более гибкие настройки стратегий приемки, с возможностью задавать глубину проверки в процентах. Тогда компания сможет задать для поставщика, приславшего в одной поставке палеты, коробки и россыпь, следующие настройки: сверять 10 % палеты, 20 % коробки и 30 % товаров россыпью. Это позволит лучше управлять приемкой и экономить время.

Вот так, в зависимости от условий сотрудничества с конкретным поставщиком, можно настроить индивидуальные параметры сверки. Это актуально для компаний, которым важно быстрее отпустить машину или оптимизировать работу склада, но полагаться на безукоризненность поставщиков они не могут или не хотят.

Какая стратегия приемки оптимальна

Как мы уже писали выше, оптимальную стратегию приемки каждая компания определяет самостоятельно, причем для каждого поставщика индивидуально. Универсальных формул и рекомендаций здесь нет.

Если говорить о поставках коробками, по нашему опыту, наиболее часто встречается пересортица коробок целиком: в одной коробке находятся вложения из другой коробки. Выявить такое расхождение просто – достаточно отсканировать одну бутылку, и система выявит ошибку. В случае с палетами каких-либо закономерностей мы не встречали.

Тем, кто хочет тратить меньше времени на приемку и одновременно обезопасить себя от рисков, рекомендуем применять индивидуальный подход к каждому поставщику. Если вы работаете с контрагентом давно и за все время он ни разу не допускал расхождений, можно выбрать приемку по документам или установить минимальную глубину проверки и не тратить время. А для контрагентов, которые частенько кладут в коробки не то, что вносят в накладные, ставьте глубину побольше: лучше потратить время на приемку, чем потом платить штраф за незафиксированные в ЕГАИС коды.

Ищете оптимальный способ приемки алкогольной продукции без пересортицы и волокиты? «ТСД ЕГАИС» позволит настроить гибкие стратегии приемки и в процессе решать ситуации с расхождениями. Звоните – мы подберем для вас оптимальную конфигурацию системы.